Lainausehdot

Tallenteiden lainaaminen Helsingin kaupunginmuseosta

1. Yleiset periaatteet

Tässä esitetyt periaatteet koskevat lyhytaikaisia tai tilapäisiä lainoja. Pysyvästä tai pitkäaikaisesta lainaamisesta eli tallettamisesta on neuvoteltava erikseen.

Helsingin kaupunginmuseo lainaa tallenteita yleensä vain sellaisille museoille ja näyttelynjärjestäjille, joilla on museoammatillista henkilökuntaa tai vastaava asiantuntemus sekä asianmukaisesti valvotut ja olosuhteiltaan kontrolloidut tilat.

Päätöstä tehtäessä otetaan huomioon muun muassa tallenteen kunto, näyttelyolosuhteet varsinkin materiaaliltaan arkojen tallenteiden osalta, tallenteen asema Helsingin kaupunginmuseon kokoelmissa ja muut lainan kannalta olennaiset seikat.

Lainaaja vastaa kaikista tekijänoikeudellisista luvista ja korvauksista sekä henkilötietosuojalain piiriin liittyvistä asioista. Kaikenlainen tallenteen kopiointi kielletään. Jokainen lainapyyntö harkitaan erikseen. Tässä esitetyistä lainaehdoista voidaan poiketa vain kirjallisesti erikseen sopimalla.

2. Lainapyyntö

Lainapyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti Helsingin kaupunginmuseolle suurissa näyttelyhankkeissa viimeistään kuusi kuukautta, muutoin kolme kuukautta ennen lainaajan alkamista. Lainapyynnössä tulee ilmoittaa lainattavat tallenteet ja laina-aika sekä esittää selvitys näissä lainaehdoissa määritellyistä seikoista. Helsingin kaupunginmuseo voi tarvittaessa edellyttää lisäselvitysten esittämistä.

3. Lainan myöntäminen

Seuraavat asiat otetaan huomioon tallenteita lainattaessa:

– tallenteen kunto
– tallenteen asema Helsingin kaupunginmuseon kokoelmissa
– Helsingin kaupunginmuseon oma toiminta
– suunniteltu näyttelykierto, näyttelyajan pituus
– lainaavan museon olosuhteet varsinkin materiaaliltaan arkojen tallenteiden osalta
– käsittelytoimenpiteet ja erityisvaatimukset

4. Perusteet, joilla lainapyyntö voidaan evätä

Lainapyynnön epäämiseen voivat vaikuttaa seuraavat seikat: tallenteen kunto, näyttely- ja kuljetusolosuhteet, henkilökunnan työtilanne ja tallenteen asema Helsingin kaupunginmuseon kokoelmissa sekä muut lainan kannalta olennaiset seikat. Helsingin kaupunginmuseo lainaa kokoelmistaan vain rajoitetusti tekniikaltaan arkoja tallenteita,
kuten pastellimaalauksia, tekstiilejä ja valokuvia. Huomioitavaa on myös, että tekniikaltaan arat tallenteet saavat olla näytteillä vain rajoitetusti.

5. Vakuutukset

Tallenteet on vakuutettava ennen kuljetusten alkamista kaikkien riskien varalta siitä hetkestä, kun tallenteet lähtevät Helsingin kaupunginmuseosta siihen, kun ne saapuvat takaisin museoon. Helsingin kaupunginmuseo voi myös edellyttää, että tallenteet on vakuutettu niiden käsittelyvaiheessa. Helsingin kaupunginmuseo voi edellyttää
vakuutusasiakirjan esittämistä museolle. Valtiontakuu hyväksytään korvaamaan normaalin vakuutuksen.

6. Menettely vahinkotapauksissa

Lainaaja ilmoittaa välittömästi havaitsemastaan vahingosta Helsingin kaupunginmuseoon. Vahingon toteaa ja vaurion suuruuden määrittelee Helsingin kaupunginmuseon valtuuttama konservaattori. Tallenne säilyy aina Helsingin kaupunginmuseon omistuksessa huolimatta tallenteelle aiheutuneen vahingon määrästä tai laadusta.

7. Kustannukset

Helsingin kaupunginmuseo perii lainoista tallennekohtaisen lainausmaksun johtokunnan vuosittain vahvistaman hinnaston mukaisesti. Lainaaja vastaa kaikista tallenteen lainaamiseen liittyvistä kustannuksista. Niihin kuuluvat muun muassa kuva-aineisto, vakuutus, kuljetus, kuriirin kustannukset ja mahdolliset muut korvaukset. Lainaaja vastaa kaikista näyttelyyn tai julkaisuihin liittyvistä tekijänoikeudellisista korvausvaatimuksista.

Mikäli tallenteen kunto ja/tai näytteille asettaminen edellyttää laajempia konservointitoimenpiteitä ja/tai ulkopuolisen konservaattorin käyttöä tulevat kustannukset lainaajan maksettavaksi. Helsingin kaupunginmuseo voi tarvittaessa nimetä kuriirin/konservaattorin saattamaan tallenteita ja/tai osallistumaan kuntotarkastukseen, seuraamaan näytteille asettamista, purkua sekä pakkausta lainaajan kustannuksella.

Tarvittaessa kehyksen, jalustan ja kuljetuslaatikon valmistamisesta sekä pakkaustarvikkeista laskutetaan erikseen. Paperipohjaisia teoksia ei lainata ilman kehyksiä, jolloin niistä joudutaan useimmiten laskuttamaan. Lainauksesta aiheutuvista lisäkustannuksista sovitaan aina erikseen.

8. Turvallisuus

Lainaaja sitoutuu huolehtimaan riittävästä turvallisuudesta ja vartioinnista näyttelytilassa sekä muissa tiloissa, joissa tallenteita säilytetään tai käsitellään. Lainapyynnössä tulee esittää turvallisuus- ja vartiointijärjestelyt. Lainaaja sitoutuu lisäksi huolehtimaan siitä, että näyttelytila on paloturvallinen ja varustettu palohälytys-järjestelmällä ja sammuttimilla sekä että vartijahenkilökunta on tietoinen toimenpiteistä, joihin tulee ryhtyä vaaratilanteissa.

Vain ammattitaitoinen henkilökunta saa käsitellä tallenteita. Tallenteille ei saa tehdä mitään konservointi- tai muita toimenpiteitä ilman lainanantajan hyväksyntää. Tallenteita ei saa siten myöskään purkaa kehyksistään tai muusta rakenteestaan eikä irrottaa kokonaisuudestaan ilman lainanantajan lupaa.

9. Olosuhteet

Lainapyynnöstä tulee käydä ilmi näyttelytilan olosuhteet (lämpötila, RH% ja lx). Helsingin kaupunginmuseo ilmoittaa erikseen, mikäli lainattavan tallenteen kohdalla on noudatettava täsmällisempiä olosuhdearvoja. Helsingin kaupunginmuseo voi edellyttää, että näyttelyolosuhteita seurataan, ja tarpeen tullen raportit mittaustuloksista toimitetaan Helsingin kaupunginmuseolle.

10. Kuljetus ja esillepano

Ennen tallenteiden lähettämistä lainaajalle Helsingin kaupunginmuseon konservointilaitos laatii niistä kuntoraportin, joka on molempia osapuolia sitova. Esillepanossa on huomioitava Helsingin kaupunginmuseon esittämät vaatimukset. Mikäli Helsingin kaupunginmuseo ei ole lähettänyt omaa kuriiriaan lainaaja tarkastaa tallenteet niiden saapuessa ja lähtiessä takaisin Helsingin kaupunginmuseoon.

Kuljetuksessa on käytettävä Helsingin kaupunginmuseon hyväksymää kuljetustapaa. Tallenteet tulee pakata paluukuljetusta varten yhtä huolellisesti, vastaavilla materiaaleilla sekä samoihin kuljetuslaatikoihin, kuin ne Helsingin kaupunginmuseosta lähtiessä olivat pakattuina.

Pakkauslaatikot ja -materiaalit tulee säilyttää turvallisissa ja lämpimissä sisätiloissa. Pakkausta ja purkua varten voidaan antaa tarkempia ohjeita. Tallenteita ei saa varastoida ilman Helsingin kaupunginmuseon kanssa tehtyä eri sopimusta. Lainaajan tulee sopia tallenteiden tarkat lähtö- ja paluupäivät.

11. Reproduktiot

Helsingin kaupunginmuseosta lainattuja tallenteita esittävä kuva-aineisto tulee pääsääntöisesti hankkia korvausta vastaan Helsingin kaupunginmuseosta. Lainaajan tulee jo tallenteen lainasopimusta laadittaessa tehdä kuvatilaus Helsingin kaupunginmuseosta. Tallenteen kuvauksista on aina sovittava erikseen myös, mikäli tallenne kuvataan lainaajan toimesta.

Lainaaja sitoutuu siihen, että tallenteen kuvia ei käytetä missään muussa yhteydessä kuin näyttelyluettelossa ja näyttelystä tiedottamisessa, jos asiasta ei erikseen toisin sovita. Lainaaja hoitaa julkaisuihin liittyvät tekijänoikeusasiat ja -maksut.